上海海事大学档案管理办法
第一章 总 则
第二章
第一条 为了加强学校档案工作，实现档案管理的标准化、规范化、现代化，进一步提高档案的管理水平，充分发挥档案的作用，使档案更好地为学校各项工作服务。根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》、《普通高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）等法律、法规、规章，结合本校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称学校档案，是指学校从事招生、教学、科学研究、基本建设、党政管理、经济核算等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史纪录。
第三条 学校档案工作是办好学校的重要基础性工作，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。学校要把档案工作纳入学校整体发展规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围，加强对档案工作的领导和管理。
第四条 学校档案工作实行统一领导，集中管理，保证档案机构、人员编制、档案用房、设施和经费的落实，保障档案安全，保守国家秘密。
第二章 档案管理体制、任务与职责
第五条 学校档案工作由校长领导，由一名副校长分管档案工作，同时接受上海市教育主管部门和上海市档案局的业务指导、监督与检查。
第六条 学校设立档案馆，档案馆挂靠校长办公室，履行学校档案行政管理和档案业务管理与服务双重职能。
第七条 学校各职能处室、各学院、部、馆、中心等部门，应有一名负责人分工主管该部门的档案工作，并配备专（兼）职档案人员，负责本部门档案的收集、整理和归档工作。专（兼）职档案人员队伍应保持相对稳定。
第八条 学校档案工作由校长领导，其主要职责是：
(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
(二) 将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
(三) 建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
(四) 研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第九条 学校档案馆的管理职责是：
(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
(二) 制订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
(三) 负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管、开放和利用全校各类档案及有关资料；
(四) 编制检索工具，编研档案史料和参考资料，开发档案信息资源；
(五) 组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
(六) 开展学校档案工作人员的业务培训；
(七) 利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
(八) 围绕学校中心工作，完成学校领导交办的各项任务
第十条 分管档案工作的各职能处室、学院领导的主要责职：
(一) 认真执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本部门的议事日程，做好协调工作，帮助兼职档案员解决好在立卷归档过程中出现的问题；
(二) 检查本部门档案材料的形成、积累、整理和立卷工作，保证案卷质量和档案材料的及时归档。
第十一条 部门专（兼）职档案员的主要责职：
（一）贯彻落实国家有关档案工作的法令、政策和本校有关规定，制定本部门档案工作计划；
（二）做好本部门文件材料的收集工作，坚持平时预立卷；
（三）将需要归档的文件材料进行整理与组卷，做到组卷合理，文件目录填写清楚，页号编写准确，案卷标题简明扼要。相应的档案信息及时、准确地录入学校档案管理系统，信息完整，著录规范，并及时向档案馆移交；
（四）做好存放在本部门的文件材料的分类、登记、保管、利用等工作。
第十二条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
第三章 文件材料的归档、移交和接收
第十三条 学校应建立和完善归档制度，实行以纸质档案为主，纸质档案和电子档案双轨归档的管理制度。各部门分管档案工作的负责人应将文件材料归档工作纳入自己的职责范围，督促检查。各部门专（兼）职档案员，应做到每项重要教学、科研、管理、对外交流等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十四条 学校实行文件材料形成部门、科研课题组立卷的归档制度。各部门在教学、科研、党政管理、对外交流等活动或个人在职务活动中形成的材料，由各部门按照学校制定的《上海海事大学文件材料归档范围》和《上海海事大学文件材料立卷归档实施细则》执行，经档案人员检查合格后向档案馆办理移交手续。
第十五条 校内各部门对纸质、电子以及照（胶）片、录像（录音）带等各种载体的档案材料应同步归档。学校办公自动化系统所形成的文件按自动化系统中子系统公文管理程序执行归档。
第十六条 学校文件材料的归档范围是：
（一） 党群类
主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
（二） 行政类
主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
（三） 教学类
主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的文件材料。
(四) 科研类
主要包括反映学校科学研究管理和科研项目（课题）活动中形成的文件材料。
(五) 基本建设类
主要包括反映学校基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的文件材料(图纸)。
(六) 仪器设备类
主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
(七) 产品生产与科技开发类
主要包括学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录象等。
(八) 出版类
主要包括学校自行编辑出版的学报、校报和其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行重要记录。
(九) 外事类
主要包括学校有关人员出席国际会议(含在国内举办的)、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。
(十) 财会类
主要包括学校财务管理和会计活动形成的文件材料、凭证、帐簿、报表等。
(十一)学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
以上十一大类文件材料的具体归档范围, 按《上海海事大学文件材料归档范围和保管限期表》执行。归档范围的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（音）带、磁盘、光盘等各种载体形式。国内外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料各职能部门也要注意征集，对于校内个人在其非职务活动中形成的有保存价值的文件材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。
第十七条 各部门立卷归档的文件材料，应符合下列要求：
（一）归档的文件材料要齐全、完整、系统，破损文件应予修复；
（二）归档的文件材料，要遵循文件之间的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分保存价值，分类组卷；
（三）归档的文件材料应质地优良，字迹、图表、声像清晰、符合有关规定和标准要求。不准使用普通圆珠笔、铅笔、彩色笔、复写纸书写或签批；归档材料原则上要求是原件，具有凭证作用的文件材料须加盖印章。
（四）案卷标题简明确切，卷内目录、备考表符合规范要求；
（五）归档材料的著录符合档案计算机管理要求。
第十八条 归档时间和手续
（一）学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档；
（二）按教学年度归档的文件材料原则上应于教学年度末归档；
（三）科研、基建项目档案，应在项目完成通过验收后二个月内归档；
（四）大型设备仪器，应在安装、调试、验收完成后二个月内归档；
（五）学校举办的重大活动产生的档案材料（含声像）应当在活动结束后一月内由主办部门负责整理归档；
（六）本校干部职工外出参加各种会议，有保存价值的重要会议材料，应在回校贯彻会议精神后由本部门负责归档；
（七）学校办公自动化系统产生的电子文件材料应在档案管理系统中实时归档；
（八）一般档案归档一套，重要的和利用频繁的科技类档案应视实际需要复制几份，归档两份（原件存档案馆），其余保存在有关部门，以便使用；
（九）接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题、页数、案卷数量、移交时间，交接双方必须在案卷移交签证单签字盖章；
第十九条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，应当按照规定及时归档、任何个人不得据为己有。
第二十条 对于个人在非职务活动中形成的有价值的重要文件材料，校档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。对于个人向学校档案室捐赠档案的，学校予以奖励，奖励办法另行制定。
第二十一条 校内各临时机构撤销后，其形成的全部档案应及时向校档案馆移交。
第四章 档案的管理
第二十二条 学校在各项工作中形成的各种门类的档案，作为一个档案全宗进行整理和保管。档案部门应对接收的档案，按照“分门别类”便于保存和寻找的原则进行必要的加工整理，及时登记、编目、分类保管，学校档案的分类办法按照《上海海事大学实体分类法》执行。
第二十三条 要建立和健全档案库房管理的制度，专用的档案库房要配置必要的设备，保证档案的安全，做好防火、防潮、防盗、防尘、防污染、防鼠、防强光、防高温等工作。
第二十四条 档案馆对库存档案的安全要定期组织检查，并记录在案。发现情况，应立即向有关领导报告，并及时处理。对破损和字迹褪色的档案应及时修补或复制。
第二十五条 学校档案工作所需经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。学校各部门对用于保存本部门归档文件所需的档案装具和设备，应在其经费中给予保证。
第二十六条 档案部门对各类档案的收进和移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计，并按要求及时向上级部门报送档案基本情况统计报表。
第二十七条 校档案部门应对保管期限已满的档案，要按有关规定组织鉴定。经鉴定，对失去保存价值需销毁的档案，须编写销毁清册，报请校领导批准后，予以销毁；未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十八条 档案是学校信息资源的重要组成部分，档案馆要不断改进和完善管理工作，加大力度推进档案信息化建设，以实现档案实体的保护和档案信息资源共享。
第五章 档案的利用和开放
第二十九条 档案馆应当为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便，主动做好档案利用工作，按照规定向全校和社会开放档案，积极发挥档案的信息功能，提高档案利用效益。利用和开发档案要遵循下列规定：
（一）对馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除末解密或需要控制使用部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放。
（二）向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先使用权，无偿利用，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应予以维护；
（三）凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属于开放范围的档案，并可以摘录和复制；
（四）本校工作人员因工作需要可直接查、借阅本部门归档的档案。本校人员查阅非本部门归档的带有密级的或限制使用的档案时，须经立卷部门和档案馆负责人同意，方可查阅；
（五）向社会开放档案，用于公益目的的，不收取费用，用于个人或者商业目的的，按规定合理收费；
（六）境外组织或个人利用学校档案的，应按国家有关规定办理；
（七）未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织和个人无权公布档案内容。
（八）凡摘抄、复制的档案须经校档案馆核准并加盖档案馆公章方能生效。
第三十条 学校馆藏档案属于下列情况之一者不予开放：
（一）涉及党和国家秘密的；
（二）涉及专利和技术秘密的；
（三）属于个人隐私的；
（四）档案形成部门规定限制利用的。
第三十一条 档案馆向学校和社会开放档案时，应热情为利用者服务。查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成部门或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密委员会批准。
第三十二条 档案馆提供利用重要、珍贵的档案一般不提供原件。如有特殊需要，须经档案馆负责人同意方可提供。
第三十三条 档案馆是学校出具档案证明的唯一合法部门。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十四条 查、借阅档案必须严格遵守档案馆查、借阅制度，维护档案的完整和安全。重要档案一般不外借，确因工作急需，经档案馆负责人同意后方可借出。借用档案人员对所借用的档案负安全、保密之责，不得遗失、污损、涂改、抽拆和转借，归还档案时应当面检查注销。如发现损坏、丢失档案等情况，应视情节及造成的后果，依据有关法规予以处理。
第三十五条 遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》，认真贯彻执行国家、上海市的保密法规，做好保密工作，档案部门在收到校保密委员会关于档案解密的通知后，应及时调整密级。
第六章 奖励与处罚
第三十六条 学校对档案管理工作进行定期考核，决定奖罚。有下列事迹之一的部门和个人，由学校给予表彰与奖励：
（一）对档案的收集、整理、利用做出显著成绩的；
（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；
（三）对档案学及档案史料研究做出重要贡献的；
（四）将重要的或珍贵的档案捐赠给学校档案部门的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十七条 有下列行为之一的，由学校档案馆责令限期改正，或者报请学校行政部门处理，情节严重，构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：
（一） 不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（二） 对未经档案验收或者档案验收不合格的学校重点重大科研项目、重点基建项目、重大仪器设备进行竣工验收、鉴定的；
（三） 玩忽职守，明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（四） 损毁、丢失档案的；
（五） 违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；
（六） 涂改、伪造档案的；
（七） 擅自出卖、赠送、交换档案的；
（八） 其他违反档案法律法规的行为。
第七章 附 则
第三十八条 本办法自发布之日起施行，原学校颁发《上海海运学院档案管理办法》（沪海院办字[2004]168号）同时废止。