上海海事大学文件材料立卷归档实施细则
第一章 总 则
第一条 为做好学校立卷归档工作，保证各类档案的案卷质量，以达到档案管理规范化、科学化的要求，更好地为学校教学、科研、党政管理等各项工作服务，根据《上海海事大学档案管理办法》（沪海大办字（2009〕375 号），特制定本实施细则。
第二条 本校在教学、科研、基建、党政管理等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的文件材料，应按照文件材料立卷归档要求分别立卷归档。
第三条 校内各部门领导应加强对本部门文件材料立卷归档工作的领导，将档案工作纳入部门职责范围，明确一名负责人分工负责档案工作，把文件材料的形成、积累、整理、立卷归档工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围。要指定一至二名兼职档案人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。做到每项重要的教学、科研、基建、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。校档案馆应加强对立卷归档工作的指导和检查。
第二章 立卷归档分工与平时归卷
第四条 应当立卷归档的文件材料必须坚持由文书处理部门或业务部门立卷制度。学校各项活动所产生的十大类档案立卷分工如下：
一、党政管理类
1.党群工作产生的文件材料由校内党群各有关责任部门负责立卷，行政管理产生的文件材料由各有关责任处室、学院、部、所、中心负责立卷。上级机关的来文属于综合性、全面性、政策性的，由党办、校办立卷归档；专业性、具体业务性的，由各承办单位立卷归档。
2.党委和学校召开的全校性、综合性会议所形成的文件材料，根据党政职能由党办、校办分别立卷归档。
3.职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议（工作会议、论证会、研讨会）所形成的材料，由主办职能部门立卷归档。
4.两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档。如分不清主次，则由最后承办部门立卷归档。
5.学校的各类签报，由各承办部门立卷归档。
6.各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他部门。
7.重要的人民来信来访材料，由信访办或有关承办部门立卷归档（纪委监察处、工会）。
8. 我校与外单位合作完成的项目，若我校为负责单位，经办部门负责归档一套完整的文件材料；若我校为协办单位，则只归档与承担任务有关部分的材料。
二、教学类文件材料由校教务管理部门和各学院、部、所、中心负责立卷。
三、科研管理类文件材料由科技处负责立卷，科研项目由课题组组长负责立卷。
四、仪器设备类文件材料由设备使用部门负责立卷，综合管理类材料由实验室管理处负责立卷。
五、基建类文件材料由校基建职能部门负责立卷。
六、校办产业类文件材料由校资产经营公司负责立卷。
七、出版物类文件材料由各编辑部负责立卷，综合性材料由杂志总社负责立卷。
八、外事类文件材料分别由外事处、人事处（师资）负责立卷，有关的部门予以配合立卷。
九、财务会计类文件材料由校财务处和各独立经济核算部门负责立卷。
十、声像材料由声像材料形成部门负责立卷。
以上所有负责立卷工作的部门，应根据工作量的多少，配备兼职档案员。
第五条 校内各立卷部门须建立健全平时归档制度，对处理完毕或者领导批存的文件材料，由兼职档案员负责集中统一保管。对因工作需要临时借用文件，应及时提供利用，并在临时借用文件登记表上登记，归还时注销。
第六条 校内各部门根据自己的业务范围及当年工作任务，应拟制简明确切的“案卷类目”，并编条款号。校档案馆应协助做好这项工作。
第七条 承办人员应将处理完毕或经领导批存的文件材料，在七天内收集齐全，加以整理，送本部门兼职档案员归档。
第三章 归档范围及保管期限
第八条 文件材料归档范围及保管期限按照本校制定的《上海海事大学文件材料的归档范围及保管期限表》执行。凡属应归档的文件材料若采用计算机管理而无纸质载体形式的，必须打印成纸质材料，连同电子文件一起立卷归档。
上海海事大学不归档文件材料：
1．上级机关普发供参阅、不办的文件材料；
2．上级机关发来供工作参考的抄件；
3．上级机关征求意见未定稿的文件；
4．重份文件；
5．无查考利用价值的事务性、临时性文件；
6．未经会议讨论,末经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿,打印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；
7．从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
8．无特殊保存价值的信封,一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；
9．学校内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等；
10．本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；
11．为参考目的从各方面收集的文件材料；
12．非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；
13．未按科研管理程序列入计划，未经鉴定验收和不计工作量的个人项目；
14 .与校外单位交流的材料；
15 .正式施工前的草图、未定型图纸。
以上不归档材料如认为必要,也可由部门自行作资料暂存。
第九条 本校文件材料的保管期限分为永久、长期、短期三种。凡档案馆对有关文件材料保管期限已明确划定的，按划定的保管期限标注。对个别没有划定保管期限的文件材料，参照下列原则划分：
一、凡是反映我校及各部门主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家建设和历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；
二、凡是反映学校及本单位一般工作活动，在较长时间内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管；
三、凡是在较短时期内本校需要查考的文件材料应列为短期保存；
凡介于两种保管期限之间者，其保管期一律从长。
第十条 文件材料保管期限的计算，各类文件材料均从案卷所属年度算起。超过保管期的档案经鉴定需要延长保管期限应从鉴定的年度算起。
第四章 部门立卷和归档流程
第十一条 部门立卷
一、文件的形成积累，各立卷单位根据部门工作职责和当年工作任务编制预立卷类目，预立卷类目既要反映部门基本工作和常规工作,又要突出部门年度重点工作和新设任务。预立卷类目条款名称要简明概括地反映文件的内容，同时要反映文件的作者和文种（可用文件代称）。预立卷类目要依次设置条款编号。每一个立卷归档单位的文书处理人员或兼职档案人员，在平时应严格按归档范围做好文件材料的收集工作，根据预立卷类目表，将需要归档文件放入对应的预立卷卷宗中。科技类文件材料的立卷，应由项目承办人员负责将形成的文件材料收集齐全，核对准确，按照其自然形成规律，保持文件之间的有机联系。一个独立完整的科研课题，工程项目及仪器设备，根据其文件数量，加以系统整理，可以组成一个或若干个保管单位（卷、册、袋、盒），经课题负责人、项目负责人审查签字后立卷归档。
二、立卷的总原则是：应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。
第十二条 立卷程序和案卷质量要求
按照归档时间要求由兼职档案员按案卷类目将文件收齐归卷，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：
一、检查案卷
1.检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。
2.检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。
3.检查案卷文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。
4.检查案卷文件数量，一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。
二、立卷分类
1.分年度：
党政、教学、科研等管理类的文件立卷，先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度；科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、引进年度；成绩、研究生学位论文分别归入毕业年度和授予学位年度。
2.分问题：将文件按其内容所反映的问题、事物分开。
3.分保管期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。
三、立卷组合
党政、教学、科研等管理类文件材料的立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。
立卷组合形式，一般按下述内容和顺序进行：
会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；
非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；
人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；
统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；
学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等一般按单一问题组合；
工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；
简报按名称或期号组合；
科技类文件材料组卷要求：
1.科研课题、基建项目、设备仪器、产品按其阶段、结构、部件等分别组卷。
2.与科研课题、基建项目、设备仪器、产品关系密切的管理性文件，应列入科研、基建、设备、产品项目类中组卷。
3.案卷内的科技文件材料必须准确地反映科研、基建、生产和有关管理活动的真实内容，且做到法律手续完备。
四、卷内文件排列
党政、教学、科研等管理类的文件材料，卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：
批复、批示在前，请示、报告在后；
正件在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
转发件在前，被转发件在后；
结论性材料在前，依据性材料在后；
其它文件材料按时间顺序排列。
科技类文件材料的排列：
1. 科研综合卷按文件重要程度排列，其余卷的文件按科研准备阶段、研究与实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列；
2.基建工程项目按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等排列。
3.设备按依据性材料，设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列。随机图样也可单独组卷。
4.产品按设计、试制、小批量生产试制、批量生产、产品创优等工作程序排列，也可按其产品系列、结构排列。
5.管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。
6.案卷内科技文件材料排列时，文字材料在前，图样在后。
五、拟写案卷标题
拟写案卷标题具体要求：
1．内容上准确揭示卷内文件的成份和内容；
2．文字上通顺；
3．结构上要完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“×××文件材料”。科技类案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称；
4．除一般函件外，不得用“×××来往文书”；
5．除了非诉讼案件材料外，不得用“×××案件”。
6.案卷题名一般不要超过60个汉字。
六、确定案卷保管期限和密级
根据学校制定的保管期限规定，将组成案卷分为永久、长期、短期三种保管期限，并依据有关保密规定，标明案卷密级（绝密、机密、秘密），同一卷内文件密级不一样，应标明最高的密级。科研项目的密级按国家制定的《科学技术保密条例》办理。党政档案中需要作为内部事项管理的需在案卷上予以注明。
七、立卷检查
1.由立卷人进行初查，然后送校档案馆复查。
2.初查内容：
（1）查年度、级别、问题、保管期限是否准确；
（2）根据部门收发文薄、查文件材料是否收集齐全，有无遗漏、重复、空白页、倒页，有无不需归档文件；
（3）查卷内文件质量是否符合归档要求，公文的各项手续是否完备；
（4）查卷内文件排列是否合理，问题分类是否准确，卷内文件联系是否紧密；
（5）查案卷厚度是否适中。
3.经档案馆复查案卷完毕后，及时将审核意见反馈给立卷部门，部门据此整改或调整。
八、编写页号（件号）
卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角，每卷材料均从1开始编号。如果是按件为编写单位的案卷，则应在每件文件首页的右上角盖档号章，填写档号章的各个项目，编制件号。卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。折叠成几层的文件图表，按张编页号，声像材料在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
九、填写卷内文件目录
顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。
文号：文件制发机关的发文字号。例如：沪海大办字[2009]275号，没有文号可不填。
责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。例如：上海市教育委员、上海海事大学、上海海事大学党委、校人事处。没有责任者文件，要考证清楚，及时补上。
题名：即文件标题，一般应照实抄录。若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[ ]。会议记录应概括出主要内容。
日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，填写时可省略“年”、“月”、“日”字，对于没有年、月、日的文件，要考证清楚，及时补上。
页号：卷内文件所在之页的编号。
声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。
十、填写卷内备考表
备考表应置于卷内归档文件材料的最后，内容包括卷内文件情况说明、立卷人、检查人和日期等项目，其填写要求如下：
1、本卷情况说明：填写卷内档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由相关的档案人员填写并签名标注时间。
2、立卷人：由组成本卷的责任者签名，一般由部门兼职档案员签名。
3、检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名,一般由立卷部门负责人签名。
4、日 期：填写归档文件整理完毕的日期。
十一、托裱装订和填写案卷封面
对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物，以免锈蚀文件，同时要仔细检查一遍，避免产生倒页、反页、压页、切字现象。卷内文件要切齐右边和下边，采用三孔一线方式装订。在装订时，应去掉文件上的金属物，已装订成册的可不再装订，会计凭证、帐簿可装入档案盒，基建图纸也可不装订，直接装入档案盒。案卷封面各栏目用碳素笔或毛笔正楷书写，卷面数字用阿拉伯数字填写。卷内文件数量过多的可以分订数卷，案卷题名需标明卷内文件具体内容。
十二、归档验收
档案馆对立卷部门移交的案卷，按归档质量要求进行验收，合格后填写归档签证单，交接双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。
第十三条 档案馆应该对已归档的文件材料的修改、补充进行监督、检查。
一、已归档的文件材料，如有修改、补充时，承办部门应及时通知档案部门，办理档案更改审批手续，并将更改后的材料归入原案卷，以保证档案的准确性。
二、档案馆发现科技类档案与实际情况有出入时，应及时通知有关部门进行修改或补充。各有关部门接到通知书后，应及时组织人员进行修改或补充工作，并将有关材料归档。
第十四条 已归档的图纸、文件材料，如有作废或停止使用等情况，承办部门必须及时通知档案部门予以注明。
第十五条 归档的文件材料应质地优良，字迹、图表、声像清晰、符合有关规定和标准要求。不准使用圆珠笔、铅笔、彩色笔书写或签批。归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件（如传真件）应予复制。
第十六条 声像材料归档时，要有文字说明（包括录制说明、录制单位、录制人及年、月、日），声音清楚，图像清晰，不得有水渍、油渍、划伤及其它有害物质；归档照片须有简要文字说明（时间、人物姓名、主题）及电子文档。
第十七条 反映本校主要职能活动的奖杯、奖状、奖章、锦旗和贵重礼品，应写说明，编号登记，由校档案部门集中保管。
第十八条 学校执行“无纸化”办公后，所产生的电子文件，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。学校办公自动化运行所产生的电子文件应打印一份（学校发文还需加盖公章）后连同电子文件一并存档。学校在教学、科研、党政管理、基本建设等工作中产生的具有存档价值的电子文档，均应打印一份纸质档案，连同电子文件一并归档。
第五章 案卷质量标准
第十九条 为了便于利用和保管，归档的案卷质量必须符合下列九条标准：
一、归档文件完整、准确、系统；
二、分类准确，组卷合理；
三、题名简明确切，便于查找；
四、卷内文件排列系统条理；
五、保管期限、密级划分合理、恰当；
六、蓝图折叠符合规范；
七、卷面书写，正楷整洁；
八、案卷装订，整齐美观；
九、声像材料，图像清晰，声音清楚，并附文字说明。
第六章 附 则
第二十条 本细则自发布之日起施行，原学校颁发《上海海事大学文件材料立卷归档实施细则》（沪海大办字[2005]297号）同时废止。