为充分发挥档案作用，规范档案利用管理，确保档案安全完整，根据《中华人民共和国档案法》《上海市档案条例》《高等学校档案管理办法》《上海海事大学档案管理办法》，特制定本规定。
一、本规定档案利用范围为校档案馆馆藏综合档案。档案利用方式包括查阅、借阅、复制、摘录、咨询、函调、出具证明等。
二、所有档案利用申请，须按照档案使用权限和审批规则，经档案馆审核同意办理，并履行登记手续。
1.校内部门利用档案，遵照“谁归档、谁利用”原则,填写《借（查）用档案审批表》。利用本部门档案，须经本部门负责人批准；因工作需要确需利用非本部门档案，须经本部门负责人和归档部门负责人批准；利用科研档案，非课题组成员须经科技处负责人批准。涉密档案的利用，根据《上海海事大学涉密档案管理细则》相关规定执行。
2.校外单位因公务利用档案，须提供单位公务介绍信或其他官方函件，说明利用目的和范围。校外单位如需认证学籍档案，还须提供需要认证的所有材料。
3.本校学生或校友利用本人学籍档案（成绩单、招生录取名册、学生登记表等)，须出示本人有效身份证件及毕业或学位证明；委托他人办理须持有委托人身份证复印件、手写签名委托书以及被委托人身份证原件。如因申请境外高校深造等原因，需要档案馆协助向申请高校提供学籍证明的，还须出示申请高校完整的官方函件。
三、档案利用原则上不外借。校内各部门确因工作需要借出，须办理外借手续，并按期归还。档案借出时间最长不超过一周，若需延长借用时间，则应办理续借手续。
四、档案查阅、借阅退还时，档案馆经办人员应当面核点，确认无误后方可登记或销账，如发现有损坏、缺失等现象，应立即追查处理。
五、利用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得污损、涂改、剪贴、拆卷、转借和丢失，不得擅自公布不属于自己所有的档案，违者将根据有关档案法规予以严肃处理，直至追究法律责任。
六、凡向本馆移交、捐赠、代存、托管档案的单位和个人，对该档案享有优先利用权，并可对档案中不宜公开部分提出限制利用要求。本馆将维护其合法权益。
七、此规定自发布之日起实施，由档案馆负责解释。