档案，是大学生活的重要见证，它承载着你的学习、生活和成长轨迹，也是未来就业、升学等的“人生通行证”。请务必重视你的档案，谨慎对待，它会在关键时刻发挥重要作用；反之，它可能会在紧要关头成为你的“绊脚石”，让你措手不及。
1.档案里有什么？大学时光全记录。
① 学籍材料：本科生信息登记表、研究生录取登记表、成绩总表、授予学位通知书、本科学位论文评阅书、毕业生登记表、学籍异动材料等；
② 党团材料：入团志愿书、入党申请书、入党志愿书、思想汇报、考察记录表等；
③ 奖惩材料：评优材料、处理和处分材料等；
④ 体检材料：学生体检表；
⑤ 其他材料：户口页复印件、身份证复印件、以往学历材料等。
2.档案有多重要？职业生涯“通关凭证”。
学生档案记载了个人基本信息、学习经历、思想和政治表现、奖惩情况、社会实践成果等诸多内容，是人事档案的前身，只有当“学生档案”转出成为“人事档案”后，转正定级、职称评定、工龄计算、办理社保等才能进行，缺了档案将难以保障个人权益。因此，已毕业的学生应及时办理档案转出手续。
3.档案能留在学校吗？为你着想，不建议。
根据历年实际情况，档案留校会带来诸多不便（具体见下表）。
① 各级公共就业和人才服务机构免费提供人事档案基本公共服务。
② 国家公务员考试报考指南规定，毕业生离校时或在择业期内（国家规定择业期为二年）未落实工作单位，其户口、档案、组织关系保留在各级毕业生就业主管部门（毕业生就业指导服务中心）、各级人才交流服务机构和各级公共就业服务机构（人才服务中心）的毕业生，可按应届毕业生对待。
4.档案可以自己保管吗？不能！
Ø 危险操作警告：个人携带档案≈手持“定时炸弹”，—旦私拆直接失效！
Ø 正确处理方式：档案必须通过高校专用EMS通道公对公转递，安全直达！
5.档案应该转去哪里？四大归宿任你选。
① 已签约单位且单位可以接收档案，凭调档函或三方协议将档案转至单位；
② 单位无法接收档案，则档案转至单位的档案托管机构或户籍地人才服务机构；
③ 升学外校，凭调档函将档案转至相应学校；升学本校，凭调档函填写转递信息，档案不流转，暂留在学校。
④ 出国留学、待业等情况，档案可转至户籍地人才服务机构。
温馨提示：档案转至户籍地人才服务机构一般无需调档函作为凭证，学生自行确认档案转递信息后，就业网填写即可。
6.如何查询户籍所在地的档案接收部门？两种渠道可确认。
① 电话咨询当地人社部门：区号+12333或者点击中国人力资源市场网；
② https://chrm.mohrss.gov.cn/流动人员人事档案管理服务机构信息/，查询户籍地档案管理机构信息。
7.就业网填写档案信息要注意啥？准确、完整是终极秘籍。
在上海海事大学就业创业信息服务网填写转档信息前，请自行确认转档信息的准确性和完整性，以上7个字段缺一不可。转递地址填写务必完整，勿忘：XX省XX市XX区（县）XXX；联系方式填写务必规范，如：021-58740409-2213，注意不要出现“*”和“（）”，否则EMS快递面单无法打印。
8.档案寄出后还要做什么？三件事不可少。
① 查单号：登录就业网查询EMS单号，路径：登录—控制台—就业管理—档案状态查询。
② 盯物流：EMS 官网实时追踪，确认签收才算“安全着陆”，切记，物流查询仅半年有效。
③ 防退档：地址填错=快递开启“迷路模式”，退件重寄耗时、费力，且可能影响你的就业或升学。
9.退档了怎么办？紧急救援指南。
火速联系辅导员或档案馆办理改寄或重寄手续。毕业季档案馆电话线路繁忙，相关问题咨询请优先通过档案馆公共邮箱：dangan@shmtu.edu.cn联系，档案馆工作人员会尽快回复并处理。为提升咨询效率，邮件主题请标注“姓名+办理事项”，邮件内请注明学号、专业、联系方式等。当然，此邮件联系的方式也同样适用于其他档案问题的问询。
上海海事大学档案馆
2025年6月12日